Código de conducta y buen gobierno

1. IDENTIFCACION Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN

La sociedad comercial colombiana Promotora Clínica Zona Franca de Urabá S.A.S. y su establecimiento Clínica Panamericana es una compañía por acciones del tipo de sociedades por acciones simplificada (SAS), constituida por medio Acta de Asamblea No. 01 el 12 de octubre de 2.010, domiciliada en la ciudad de Apartadó, presta servicios integrales de salud cumpliendo todos los requisitos Normativos emitidos del Ministerio de Salud y Protección Social y demás entes gubernamentales que habilitan la entidad con las condiciones necesarias para prestar los servicios que constan en su portafolio.

2. COMPROMISO CON EL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

2.1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

En la Clínica Panamericana estamos comprometidos desde la razón y la emoción con el seguimiento y cumplimiento de cada uno de los objetivos estratégicos los cuales son clave para cumplir con nuestra Misión y llegar a ser lo que nuestra Visión nos inspira.

Para el cumplimiento de objetivos estratégicos se diseña el Plan Operativo Anual, el cual es objeto de construcción de cada área y se implementará al comienzo de cada vigencia, previa socialización a los actores e intervinientes, para el cumplimiento y apoyo a los mismos, en el que deberá indicarse las estrategias, responsables, línea de acción y proyecto, actividades, indicadores de gestión y frecuencia de medición.

Los objetivos estratégicos de la Clínica Panamericana se orientan al cumplimiento de 5 perspectivas; fortalecimiento financiero, gestión comercial, desarrollo humano, seguridad del paciente y procesos internos, innovación. Cada perspectiva se enfoca a una línea estratégica.

FORTALECIMIENTO FINANCIERO

• Fortalecer herramientas y procesos para toma de decisiones estratégicas financieras y contables.

GESTIÓN COMERCIAL

• Mantener los niveles de satisfacción de los clientes y su entorno por encima del 90%.

DESARROLLO HUMANO

• Afianzar un talento humano competente, innovador y comprometido, potencializando las competencias desde las dimensiones personal, familiar y laboral.

SEGURIDAD DEL PACIENTE Y PROCESOS INTERNOS

• Consolidar a la Institución como una empresa líder con altos estándares de calidad.

INNOVACIÓN

• Generar valor a través de la implementación de estrategias eficientes e innovadoras en la prestación de los servicios de salud.

2.2. MISIÓN

Brindamos servicios de salud integrales de alta complejidad en la subregión de Urabá y áreas de influencia de Choco y Córdoba, prestando una atención digna, oportuna y segura, a través de un equipo de salud ético e idóneo y orientado a satisfacer las necesidades de la región. Somos una empresa socialmente responsable que mejora la calidad de vida de nuestros pacientes y colaboradores, apoyados en una gestión por procesos que garantiza el uso eficaz y eficiente de nuestros recursos, cuidando el medio ambiente y generando rentabilidad económica y social.

2.3. VISIÓN

En el 2021 la Clínica Panamericana es reconocida en el ámbito regional y nacional como una empresa líder en la prestación de servicios de alta complejidad y destacada como empresa innovadora.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Nuestra Institución de índole privado establece órdenes jerárquicos que garantizan la objetividad e idoneidad en la toma de decisiones de conformidad al nivel de importancia donde se confluye los intereses de los grupos que hacen parte de la sociedad, frente a la capacidad en la toma de control y direccionamiento de la Institución, lo cual se establece de manera estatutaria bajo los siguientes órdenes:

3.1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

Es el máximo órgano social constituido por los accionistas inscritos en el “Libro de Registro de Accionistas” o sus representantes, la cual será precedida por el Gerente de la Clínica, y para que sus decisiones tengan validez deberá hacerse bajo los parámetros estatutarios en los cuales se consigna los tipos de asambleas, el quorum decisorio, la convocatoria.

A los miembros de la Asamblea les asiste el derecho de inspección sobre los balances de fin de ejercicio, inventarios, cuentas y demás elementos sociales que garanticen la auditoría interna o externa.

Las funciones de los miembros de éste órgano se encuentran contempladas en los estatutos Artículo 50, en la cuales se establecen las atribuciones que conducen a la toma de decisiones de alto nivel jerárquico y que sin la previa discusión y análisis de los miembros carecen de total validez.

Los miembros cuentan con el acceso permanente a los documentos y cuentan con reuniones informativas de manera permanente, y ante cualquier requerimiento la Gerencia deberá resolver las inquietudes o requerimientos por presentados.

3.2. JUNTA DIRECTIVA

Está compuesta de cinco miembros principales y cinco miembros suplentes que serán presididos por un miembro designado al interior del órgano, su reglamentación, dirección y funcionamiento están designadas conforme lo indican los estatutos de la Sociedad, encontrando en el Capítulo VII todas las facultades, atribuciones y obligaciones que le atañen a sus miembros, no obstante, en vías de acatar los lineamientos del gobierno corporativo y hacer de la Institución una entidad caracterizada por el manejo transparente, equitativo y participativo de sus dirigentes, les corresponderá acatar y determinar los mecanismos que conlleven al cumplimiento de las siguientes directrices:

a) Revisar los informes de calidad presentados por la Gerencia.
b) Revisar el Plan Operativo de Anual y aprobar el presupuesto para llevarlo a cabo.
c) Determinar las pautas para el manejo de prevención de lavado de activos, nombrar oficial de cumplimiento y aprobar el Plan de Manejo.
d) Establecer políticas de información y comunicación con los grupos de interés.
e) Generar directrices sobre los nombramientos de los miembros de Junta Directiva y la Gerencia.
f) Impartir lineamientos para la rendición periódica de cuentas.
g) Prever los procesos de nombramientos en vías de evitar incompatibilidades e inhabilidades de los miembros de Junta y directivos de la Clínica.
h) Diseñar mecanismos para la implementación del control interno, con preformas de autocontrol y avalar los procesos adelantados por las auditorías internas y externas.
i) Establecer la Política de Sucesión de la Junta Directiva.
j) Aprobar los sistemas operacionales de la Clínica, movimiento financiero y contable, sistema de información y comunicaciones, planes de cartera, plan de compras, política de calidad, políticas de salud y seguridad en el paciente.
k) Velar por el cumplimiento del Gobierno Organizacional.
l) Aprobar el Código de Conducta y Buen Gobierno.

Tal y como se consagra en los Estatutos la Junta no se determina como causal de incompatiblidad el ejercicio del cargo de la Gerencia y ser miembro de Junta, el cual tiene las limitantes de su derecho al voto.

3.2.1. Régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los miembros directivos

Para la Junta Directiva es imperativo conocer el marco legal vigente y proporcionar la información jurídica para la conformación, y metodología de designación y elección de los representantes de los distintos estamentos que tienen asiento en esta instancia directiva; en este sentido se tiene en cuenta las fases de: convocatoria, designación o elección, nombramiento y posesión de estos.

Para el sector público se encuentra con un soporte legal bastante amplio atendiendo a los niveles de atención, no obstante este manual pretende lograr la objetividad e imparcialidad con la que deben contar los órganos directivos, orientando sus pautas y directrices al manejo integral que propende por el interés del grupo societario, de manera transparente pues pese a que es una Institución de índole privada maneja recursos que hacen parte del sistema general de la seguridad social, por lo que es imperativo cumplimiento de los enunciados legales que a continuación se detallan:

Por su parte, el Decreto 973 de 1994, “Por el cual se expide un régimen de inhabilidades e incompatibilidades”, establece:
ARTICULO 3. INCOMPATIBILIDAD DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA U ORGANISMO DIRECTIVO, LOS REPRESENTANTES LEGALES Y EMPLEADOS DE LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD. Los miembros de organismos directivos, directores, gerentes o representantes legales, administradores y empleados de las Instituciones Prestadoras de Salud e instituciones de utilidad común o fundaciones que presten servicios de salud no podrán ser representantes legales, miembros de los organismos directivos, directores, socios, o administradores de entidades con las cuales la institución tenga contratos de prestación de servicios de salud, ni tener participación en el capital de éstas en forma directa o a través de su cónyuge, compañero o compañera permanente o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, de afinidad o único civil o participar a través de interpuesta persona”.

3.2.2. Comités de Apoyo
En desarrollo de lo establecido en las disposiciones vigentes y las prácticas de Buen Gobierno Corporativo, la Junta Directiva de la Clínica ha establecido, los siguientes Comités:

• Comité de Contraloría:

Este Comité deberá estar conformado por mínimo tres (3) Miembros de la Junta Directiva o por un número mayor si la Junta Directiva así lo decide, debiendo ostentar la mayoría de los Miembros de la Junta Directiva la calidad de independientes. En todo caso, las citaciones a las reuniones del Comité de Contraloría se darán a conocer a los demás Miembros de la Junta Directiva para que asistan si lo consideran oportuno. La designación de los Miembros del Comité de Contraloría se hará por períodos de dos (2) años, salvo que el Director designado no sea reelegido como Miembro de la Junta Directiva, en cuyo caso se proveerá su reemplazo. Corresponderá a la misma Junta Directiva designar los Miembros que integran el Comité de Contraloría. A su vez, este último determinará la necesidad de citar a funcionarios de la Entidad, al Revisor Fiscal o al Auditor Interno, o a quien haga sus veces o a personal de las Entidades para revisar temas de su competencia. El Comité de Auditoría podrá tener un asesor permanente nombrado por la Junta Directiva, caso en el cual el mismo asistirá con voz pero sin voto.

Presidente y Secretario: La Presidencia del Comité estará a cargo del Miembro que sea elegido en el seno del mismo. El Secretario del Comité de Auditoría será designado por los miembros del Comité.
Funciones:

a) Entre otros, el Comité se encargará de los distintos aspectos que involucran la aplicación, y funcionamiento de los controles internos de la Clínica,
b) Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos, reforzar la función de la Auditoría interna, aprobar el presupuesto, así como coordinar las tareas de la Contraloría (Auditoría) Interna y la Revisoría Fiscal, definir mecanismos para consolidar la información de los órganos de control, proponer el procedimiento de revelación y divulgación de la información contable,
c) Presentar propuestas de las atribuciones asignadas al sistema de control interno, establecer planes de auditoría, verificar el cumplimiento de los protocolos de la entidad,
d) Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones en relación con el control interno,
e) Evaluar los informes del auditor o contralor interno,
f) Estudiar los informes financieros para presentarlos a Junta Directiva y todas aquellas funciones que consideren necesarias para el cumplimiento de su deber misional.

Periodicidad: El Comité se reunirá por lo menos una vez cada trimestre calendario o con mayor frecuencia, si así lo establece el Comité.

Reglamento: El Comité tendrá un reglamento para su funcionamiento, el cual deberá ser aprobado por la Junta Directiva.

Principios orientadores del control interno:

Autocontrol: Es Ia capacidad de todos y cada uno de los funcionarios de Ia organización, independientemente de su nivel jerárquico para evaluar y controlar su trabajo, orientarlo a Ia satisfacción del derecho a Ia salud de los usuarias, detectar desviaciones y efectuar correctivas en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así coma para mejorar sus tareas y responsabilidades.

Autorregulación: Se refiere a Ia capacidad de Ia organización para desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento del SCI, dentro del marco de las disposiciones aplicables.

Autogestión: Apunta a Ia capacidad de Ia entidad para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.

La contraloría interna en la Clínica realiza actividades tendientes a mejorar los procesos de gestión del riesgo, control y gobierno, la cual está orientado a realizar:

a) Gestión de salud: Evaluar Ia eficacia del sistema de gestión de salud de Ia entidad para verificar si se están cumpliendo las políticas y directrices trazadas por Ia Junta Directiva.
b) Sistema de Control Interno: Asistir a Ia organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante Ia evaluación de Ia eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo Ia mejora continua, sin perjuicio de Ia autoevaluación y el autocontrol que corresponden a cada funcionario de Ia entidad.
c) Gobierno interno: Evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno interno, para lo cual evalúa el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de Ia organización.
e) Comunicación de resultados: Comunicar los resultados de su labor, en forma precisa, objetiva, clara, concisa, constructiva, completa y oportuna. Por Ia menos al cierre de cada ejercicio, el Auditor Interno o quien haga sus veces presenta un informe de su gestión y su evaluación sobre Ia eficacia del Sistema de Control Interno, incluyendo todos sus elementos

• Comité de Gobierno Organizacional:

Estará compuesto por tres miembros de Junta Directiva.

Es el órgano de apoyo a la gestión que realiza la Junta Directiva en la gestión con la implementación de buenas prácticas de Gobierno Organizacional, y el cumplimiento de las políticas establecidas en esta materia. Este Comité apoyará la Junta Directiva con las siguientes funciones: i) Propender porque el mercado en general, tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información de la Clínica que deba revelarse. ii) Revisar y evaluar la manera en que la Junta Directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el periodo. iii) Monitorear las negociaciones realizadas por miembros de la Junta con acciones emitidas por la entidad o por otras entidades del mismo grupo. iv) Coordinar el proceso de inducción de los nuevos miembros de Junta Directiva y promover la capacitación y actualización de los mismos en temas que tengan relación con las competencias de la Junta Directiva. v) Estudiar las propuestas de reforma a los Estatutos y código de Gobierno Corporativo que tengan relación con el buen gobierno de la sociedad y presentar las modificaciones, actualizaciones y derogatorias de las disposiciones relacionadas con el Gobierno Corporativo. vi) Conocer de las actuaciones relacionadas con conductas de los miembros de la Junta Directiva de la Sociedad que puedan ser contrarias a lo dispuesto en los Estatutos, el Reglamento de la Junta Directiva y demás reglamentos. vii) Proponer una política para la revelación y el manejo adecuado de eventuales conflictos de interés para miembros de Junta Directiva y la Alta Gerencia. Viii) Proponer una política de relacionamiento con el cuerpo asistencial que establezca conductos regulares y espacios apropiados para la consulta y discusión de asuntos de interés. Viiii) proponer una política de remuneración y salarios para los empleados e la Clínica.

Periodicidad: Este Comité se reunirá por lo menos una vez al año y de lo tratado en el Comité, se dejará constancia en un acta. e. Reglamento: El Comité se regirá por lo dispuesto en éste Código.
Es de resaltar que la Clínica Panamericana prepara anualmente un Informe de Gobierno Organizacional, de cuyo contenido es responsable Ia Junta Directiva, previa revisión e informe favorable del Comité de Contraloría Interna, que se presenta junta con el resta de documentos de cierre de ejercicio.

• Comité de Riesgos
Comité de Riesgos El Comité Ejecutivo de Riesgos es creado como un órgano de apoyo a la gestión que realiza la Junta Directiva en el cumplimiento de sus responsabilidades de supervisión en relación con la gestión de riesgos. a. Alcance: Comprende Riesgo Operativo, Riesgo Financiero, riesgos en salud.

Composición: Dos miembros de la Junta Directiva que defina la misma, y deberán acompañarlo un grupo interdisciplinario de un profesional en salud, un profesional en finanzas y un profesional en estadística. Podrán asistir además otras personas con voz pero sin voto según se amerite.

Funciones:

a) Revisar en forma integral la política de Riesgos.
b) Revisar y evaluar la integridad y la adecuación de la función de gestión de riesgos de la sociedad de cara a la política y apetito de riesgos establecido por la Junta Directiva.
c) Revisar los diferentes límites de riesgos haciendo las recomendaciones pertinentes a la Junta Directiva y/o al Comité de Contraloría.
d) Revisar el perfil de riesgo, soportado en las pérdidas esperadas (presupuesto anual), acorde con los objetivos estratégicos de la entidad.
e) Revisar los sistemas y herramientas de control de riesgos.
f) Formular las iniciativas de mejora que considere necesarias sobre el modelo de control interno.
g) Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones
h) Establecer estrategias para prevenir y mitigar riesgos en salud.
i) Hacer seguimiento y evaluar periódicamente el funcionamiento de los comités internos de la institución relacionados con salud, y supervisar los procesos de atención al paciente, en términos de oportunidad y seguridad.
j) Realizar todas aquellas actividades delegadas o solicitadas por la Junta Directiva en materia de gestión de riesgos Las definiciones de este Comité se elevaran a consideración de la Junta Directiva en las materias de competencia de esta última.

Periodicidad: El Comité se reunirá como mínimo semestralmente o cuando las circunstancias así lo requieran

• Comité de Conducta.

El comité de conducta de la Clínica Panamericana, construye los lineamientos de las políticas anti-soborno y anti-corrupción, además diseña e implementa el Programa Empresarial de Cumplimiento Anticorrupción y garantiza su divulgación de manera constante, completa y precisa.
Se conforma por miembros de Ia Alta Gerencia y deben ser un número impar, igual o mayor a tres (3). Si el tema de discusión implica directamente al Presidente Ejecutivo (o quien haga sus veces) o al Auditor Interno, un número impar, igual o mayor a tres (3), de Directores de la Junta Directiva acciona como Comité de Conducta.

Funciones:

a) Construir, coordinar y aplicar estrategias para fortalecer los pilares de conducta ética aI interior de cada entidad.
b) Apoyar a la Junta Directiva u órgano equivalente en sus funciones de resolución de conflictos de interés.
C) Elaborar los programas necesarios para Ia divulgación y difusión de los principios y valores éticos de Ia entidad.
d) Crear y apoyar las actividades para Ia actualización del Código de Conducta y de Buen Gobierno, en lo relacionado con temas de Conducta, cuando así se necesite.

Asimismo promueve políticas tendientes a prevenir comportamientos asociados a: Pagos de dádivas, sobornos, fraudes.

5. POLÍTICAS INSTITUCIONALES

5.1. POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN ÉTICA

La Clínica Panamericana manifiesta su clara disposición de autorregularse, para lo cual se compromete a encaminar sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución Política, las demás normas vigentes, el presente Código de Conducta y Buen Gobierno, orientándose hacia una gestión íntegra, con principios y valores éticos frente a todos sus grupos de interés.

Los siguientes son los valores y principios éticos rectores de nuestro quehacer diario:

• VIDA: Valor supremo que recibimos para cuidar y en la medida de lo posible conservar.

• LEALTAD: Nos comprometemos en armonizar nuestro pensar, sentir y actuar para generar confianza y seguridad en nuestro ambiente laboral, siendo íntegros con nosotros mismos y con la organización.

• HONESTIDAD: Como seres humanos nos enmarcamos dentro de un equilibrio moral y legal.

• COMPROMISO: Nos entregamos de cuerpo y alma con nuestra misión y visión empresarial.

• RESPETO: Reconocemos y aceptamos el otro; como ser humano y criatura de Dios.

• RESPONSABILIDAD: Somos líderes comprometidos con cada uno de nuestros procesos y conscientes del aporte que realizamos al propósito común.

5.2. POLÍTICAS DE GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

La Clínica Panamericana se compromete con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus funcionarios, determinando políticas y prácticas de gestión humana que deben incorporar los principios constitucionales de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia, al realizar los procesos de selección, inducción, re inducción, formación, capacitación, promoción y evaluación del desempeño.
En este sentido nos comprometemos con vincular o contratar el personal más ideo posible; bien sea directamente o a través de terceros.

5.3. POLÍTICA DE CALIDAD

Estamos comprometidos con la excelencia en la gestión clínica y administrativa para garantizar la satisfacción de los usuarios y colaboradores, cumpliendo el marco legal vigente y apoyándonos en la mejora continua de los procesos y el logro de los objetivos de calidad.

5.4. POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

En la Clínica Panamericana nos comprometemos a atender de forma segura a nuestros pacientes, usuarios y público en general y a brindar espacios de crecimiento personal al colaborador y su grupo familiar, relacionándonos con los proveedores dentro del más estricto marco ético y legal, aportando al mejor estar de la comunidad inmediata, mediata y nacional y haciendo causa común con los defensores del planeta.

5.5. POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD FRENTE AL MEDIO AMBIENTE

La Clínica Panamericana se compromete a respetar los procesos naturales, protegiendo la diversidad de fauna y flora y el medio ambiente en general. Con dicho fin, la Entidad se compromete a establecer políticas internas que comprendan mecanismos de educación y promoción; uso de tecnologías limpias; manejo de desechos; y uso de recursos no renovables.

5.6. POLÍTICA SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS

Compromiso frente a los Conflictos de Interés

Todos los colaboradores de la Clínica Panamericana deberán revelar las situaciones que impliquen conflictos de interés para ellos o para la Entidad y evitar hacer transacciones que los beneficien directa o indirectamente. Cualquier situación o consulta sobre un potencial conflicto de intereses deberá ser informado al superior inmediato, quien deberá trasladarlo a la dependencia de control de la Entidad, con el fin de evaluarlo y sugerir las recomendaciones respectivas.

5.7. POLÍTICA DE CONTRATACIÓN

La Clínica Panamericana se compromete a observar las disposiciones legales con prontitud, exactitud y diligencia, de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados oportuna, suficiente y equitativamente, y a que las decisiones para otorgar los contratos se tomen sin ningún tipo de sesgos o preferencias, sino de manera exclusiva con base en el análisis objetivo de las propuestas presentadas por los participantes.

6. COMOPROMISOS DE LA CLINICA PANAMERICANA

6.1. COMPROMISO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS DE LA CLÍNICA

La Clínica Panamericana reconoce como sus grupos de interés a la ciudadanía, contratistas, proveedores, gremios económicos, Organismos de Control, organizaciones públicas y privadas (EPS, ARS, ARP, Cajas de Compensación Familiar, comunidad y agremiaciones, entre otras), accionistas, colaboradores, comunidad local y regional.

6.2. COMPROMISO CON ENTIDADES QUE EJERCEN CONTROL EXTERNO DE LA ENTIDAD

La Clínica Panamericana y su Equipo Directivo se comprometen a mantener unas relaciones armónicas con los Órganos de Control (entes territoriales, Supersalud, Ministerio protección Social) y a suministrar la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz, para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente, se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento institucional que los Órganos de Control recomienden en sus respectivos informes.

6.3. COMPROMISO CON LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional estará orientada a la construcción de sentido de pertenencia y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores colaboradores y contratistas de la Entidad; para ello la Administración establecerá procesos y mecanismos comunicativos que garanticen la interacción y la construcción de visiones comunes.

La Clínica Panamericana se compromete a tener actualizado la Intranet institucional con la finalidad que sus colaboradores siempre estén en continua retroalimentación de la información tanto externa como interna.

6.4. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD

La Clínica Panamericana se compromete a fomentar buenas prácticas del manejo ético y confidencial de la información a través de acuerdos o compromisos con los colaboradores y contratistas, que tengan acceso a información de carácter concreto, sujeta a reserva, o bien aquella que no ha sido aún dada a conocer al público.
Para evitar la divulgación o mal uso de la información, el comportamiento personal del funcionario se debe ajustar a las siguientes reglas:

a. Los funcionarios mantendrán la debida reserva y protegerán en todo momento los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado.

b. Los proyectos de la Clínica, especialmente aquellos que incluyan información confidencial, no se deberán tratar en lugares ni en presencia de terceros. Sin embargo, se reconoce que en casos excepcionales se tengan que discutir en dichos lugares o con dichas personas.

c. Los sistemas de cómputo personales deberán estar protegidos con contraseñas que impidan a las personas no autorizadas el acceso a la información.

d. Los visitantes deberán esperar en las áreas dispuestas especialmente para ello, y no se les permitirá el acceso a oficinas, archivos, áreas de trabajo, áreas de copiado o instalaciones de cómputo del Ministerio, a menos que dicha visita esté supervisada.

6.5. COMPROMISO FRENTE AL RIESGO

La Clínica Panamericana declara que en el desarrollo de sus actividades ocurren riesgos positivos o negativos, por lo cual se compromete a adoptar mecanismos y acciones necesarias para la gestión integral de los mismos, previniendo o minimizando su impacto.

Para ello adoptará mecanismos que permitan identificar, valorar, revelar y administrar los riesgos propios de su actividad, acogiendo una autorregulación prudencial. La Entidad determinará su nivel de exposición concreta a los impactos de cada uno de los riesgos para priorizar su tratamiento, y estructurará criterios orientadores en la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos.

6.6. COMPROMISO A ESCUCHAR Y DAR RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS

En el Grupo de Atención al Usuario y Participación Ciudadana, la comunidad podrá presentar quejas, solicitudes, reclamaciones, consultas e informaciones referentes a la administración, a las cuales se les dará respuesta en los términos previstos por la ley; este grupo contará con un procedimiento claro y público sobre el procedimiento para tramitar las quejas que se instauren

7. MECANISMOS DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

La Clínica Panamericana se compromete a establecer, diseñar y aplicar una encuesta de percepción a los usuarios, pacientes y colaboradores que permitan conocer el grado de conocimiento y de apropiación del Código de Conducta y Buen Gobierno.

8. REFORMA AL CODIGO DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO

El Código de Conducta y Buen Gobierno y Estilo de Dirección podrá ser reformado por decisión de la Junta Directiva, a solicitud de uno o varios de sus miembros o del señor Gerente, así como por sugerencia del Grupo de colaboradores o directivos de la Clínica.

El presente Código estará a disposición de todos los colaboradores y usuarios en las diferentes áreas de la Clínica y en cada una de las Oficinas.